1. Satınalma Talebi Nasıl Yapılır?
1. Adım: Proje Yürütücüsü, kendisine özel şifresiyle (otomasyon ve proje başvurusu esnasında sisteme girişte kullandığı parola) sisteme giriş yapar.
2. Adım: Proje Yürütücüsü, modülde yer alan "Satınalma" kısmına girer.
3. Adım: Satınalma kısmı; proje yürütücüsünün yeni talep edeceği mal ve hizmetleri ve daha önce talep ettiği mal ve hizmetleri takip edebildiği alandır. Yürütücü, projesinde yer alan ve satınalma talebinde bulunmak istediği mal ve hizmetler
var ise, bu alanda yer alan "Yeni Satınalma Talebi" butonuna tıklar.
4. Adım: Yeni Satınalma Talebi butonu sonrasında ekrana gelen modülde yer alan "Proje Seçimi" bölümünden projesini, "Ürün Türü Seçimi" bölümündende ürün türünü seçer.
5. Adım: Ürün türü seçimi sonrasında, yürütücünün projesinde yer alan ürünler, sistem tarafından kullanıcıya sunulur.
6. Adım: Ekrana gelen listeden alınması istenilen malzemeler işaretlenir ve o kaleme ait teknik şartname sisteme dosya halinde yüklenir. Daha sonra "Talebi Gönder" butonuna basılarak talebin sistem tarafından GÜBAP Koordinasyon Birimi gönderilmesi sağlanır.
7. Adım: Talebi gönder işleminden sonra sistem tekrar "satınalma taleplerim" kısmına gelir. Burada yapılan talepe ilişkin listeden "İşlemler" bölümüne gelinerek "Talep Dilekçesi" butonu yardımıyla ilgili talebin dilekçesi sistemden yazdırılır.
8. Adım: Yazdırılan dilekçe yürütücü tarafından imzalanır ve dilekçe ekine "Teknik şartnameler" eklenerek GÜBAP Koordinasyon Birimine teslim edilir.
NOT: İmzalı dilekçeler GÜBAP Koordinasyon Birimine teslim edilmedikçe SATINALMA İŞLEMLERİ başlatılmayacaktır.
2. Demirbaş Malzeme Alımları ile ilgili Nelere Dikkat Edilmelidir?
1.Demirbaş malzeme alımlarında, her malzeme için teknik özelliklerini içeren (marka belirtilmeden) teknik şartname hazırlanacaktır ve teknik şartname proje yürütücüsü tarafından imzalanacaktır.
2.Diğer alımlarda olduğu gibi Demirbaş malzeme alımlarınızla ilgili İhtiyaç Formu verirken 3 adet ayrı firmalardan alınmış Proforma Fatura verilecektir.
3.İhtiyaç Formu'nda Demirbaş malzeme alımlarınızda malzeme adını yazarken marka belirtilmeyecektir.
Demirbaş Malzemelere Örnek ; Demirbaş Malzemeler, Sarf Malzeme gibi tek kullanımlık ve kısa ömürlü değildirler. Örneğin; Bilgisayar, Yazıcı vb. gibi ofis malzemeleri Demirbaş olarak nitelendirilmektedir.
3. Sarf Malzeme Alımları ile ilgili Nelere Dikkat Edilmelidir?
Diğer alımlarda olduğu gibi Sarf malzeme alımlarınızla ilgili İhtiyaç Formu verirken 3 adet ayrı firmalardan alınmış Proforma Fatura verilecektir.
Sarf Malzemelere Örnek ; Sarf Malzemeler, tek kullanımlık ve kısa ömürlü ürünlerdir. Sarf Malzemeler, genellikle Tıbbi alanda kullanılan Kimyasal ve Medikal ürünlerden oluşmaktadır. Örneğin; Ethanol, Serum, Mikrotom Bıçağı, Asetik Asit, Çeşitli Kitler, Pipet Ucu, Santfirüj Tüpü, Cam Bıçağı, Fotoğraf Kağıdı gibi malzemeler Sarf Malzeme sınıfına girmektedir.
4. Hizmet Alımları ile ilgili Nelere Dikkat Edilmelidir?
1.Hizmet alımlarında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, İhtiyaç Formu'nda yapılan işlemin (Hizmet'in) özetle yazılması gerekir. Eğer detaylı tarif ve açıklama olacaksa başka bir sayfada "Özellikler" adı altında belirtilmelidir.
2.Hizmet alımlarında en az bir proforma fatura İhtiyaç Formu ile birlikte verilmelidir.
5. Yolluk Süreci Nasıl İşler
1.Adım: Proje yürütücüsü, bağlı bulunduğu bölüm başkanlığına projesinin adını ve kodunu belirterek görevlendirme talebi dilekçesi verir.
2. Adım: Bölüm Başkanlığı ile Yüksekokul Müdürlüğü/Dekanlık arasında ilgili yazışmalar yapılır.
3. Adım: Konuyu, Yüksekokul Müdürlüğü/Dekanlık ;
* Proje yürütücüsünün görevlendirme talebi dilekçesi, (Aslı)
* Fakülte / Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı (Aslı veya Aslı Gibidir.)
Ekleriyle birlikte bir üst yazı ile Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine bildirir.
4. Adım: GÜBAP Koordinasyon Birimi, BAP Koordinatörlüğü'nden ilgili olur yazısı ve Öğretim Elemanı/Üyesi Görev Belgesini aldıktan sonra görevlendirme başlar.
5. Adım: Görev bittikten sonra Proje yürütücüsü tarafından e-BAP Otomasyon sisteminde Dokümanlar kısmında bulunan Geçici Görev Yolluğu Formu doldurularak ekleriyle birlikte BAP Koordinasyon Birimine bildirilir.
6.Adım: Tahakkuk aşamasına geçilir ve işlem sonlandırılır.
